Auteur : Frédéric Sanuy, Activo-Consulting

Un logiciel de gestion des ressources numériques ou digital asset management (DAM) est un outil qui, associé à une stratégie, aide les organisations à garantir que leur contenu digital est organisé afin d’être diffusé et réutilisable.

Le DAM peut être considéré comme un moteur de métadonnées gérées qui met en réseau, connecte, indexe, analyse, évalue, résume, catégorise, organise, relie et présente des fichiers multimédia numériques (Photo, vidéo, fichier 3D…) . Un système DAM constitue la fondation pour l’ensemble du système d’information d’une entreprise facilitant le développement et la conservation de contenu en vue de la distribution de contenu sur le web (syndication).

C’est quoi le DAM et comment choisir la bonne solution ?

Une stratégie centrée sur la production de contenu et sa distribution

Toute organisation ne peut fonctionner de manière optimale sans une stratégie ascendante centrée sur les données, guidée par les besoins et le savoir-faire de ses employés. Trop souvent, nous voyons exactement le contraire : une solution descendante avec des investissements mal optimisés sans aucune stratégie ni considération pour les données sous-jacentes ou les employés au sein de la société. Les solutions de DAM existent depuis plus de 20 ans avec plus de 200 éditeurs ! Il suffit de regarder l’évolution du nombre de solutions digitales référencées sur cette dernière décennie pour comprendre la problématique du choix pour un client :

C’est quoi le DAM et comment choisir la bonne solution ?

Mais un problème fondamental persiste : les normes ne sont pas aussi matures que l’industrie elle-même. Existe- t-il un modèle suffisamment mature permettant de définir un standard dans ce marché du DAM ? De nombreux produits sur le marché de la gestion de contenu (ECM) ont des fonctionnalités qui se rapprochent de celles d’un DAM, et sont souvent annoncés et vendus comme tels, alors qu’en réalité, ils n’ont tout simplement pas les fonctionnalités d’un DAM. Il ne suffit pas d’afficher des vignettes dans une interface web avec quelques métadonnées pour dire qu’il s’agit d’un DAM !

Lors de la sélection de la technologie d’un système DAM, il est très important de connaître les principales fonctionnalités du DAM afin de pouvoir associer cela à la manière dont vous allez gérer l’utilisation de la technologie et son lien avec les flux de travail critiques de votre entreprise.

C’est dans cette optique que la société anglaise IQ Equity (https://www.iqequity.co.uk) a mis en place les dix fonctionnalités principales « 10 Core » que doit offrir une solution de DAM. 10 Core est une norme — peut- être la seule norme reconnue — dans le secteur de la gestion des actifs numériques. En 2014, les discussions entre les principaux professionnels du secteur et la Fondation DAM ont abouti au « dix caractéristiques essentielles d’un système DAM », une liste convenue et concluante de fonctionnalités nécessaires pour qu’un logiciel soit véritablement considéré comme un logiciel de gestion des actifs numériques.

IQ Equity a donc mis au point un processus de certification et, en collaboration avec la Fondation DAM, a accrédité 35 fournisseurs depuis septembre 2014. Une liste de ces fournisseurs agréés 10 Core est disponible sur son site (payant). 10 Core est accepté comme point de référence pour les solutions de DAM par les professionnels et la communauté des éditeurs. Les utilisateurs peuvent s’y référer pour obtenir des conseils et les éditeurs peuvent s’y référer pour démontrer leur compétence.

Mais l’utilisation des 10 Core comme stratégie n’est que le début vers la définition d’un standard et d’un modèle. Voici ces dix critères où échouent près de 25 % des éditeurs.

Ingestion

Les systèmes DAM doivent pouvoir ingérer des ressources numériques individuellement ou en masse et permettre la manipulation de ces ressources numériques et de leurs métadonnées individuellement ou avec des actions en masse.

Sécurisation

Les systèmes DAM sécurisent les actifs numériques qu’ils contiennent. La sécurité dans un DAM s’étend à la définition de listes de contrôle d’accès (ACL) pour les actifs numériques et à la définition de rôles et permissions pour les utilisateurs accédant au système.

Stockage

Les systèmes DAM stockent les actifs numériques sous forme de fichiers binaires et de métadonnées. Un système DAM peut stocker plusieurs types de fichiers et permet la personnalisation des champs de métadonnées et des métadonnées de ces champs attachés aux fichiers stockés.

Transformation

Les systèmes DAM rendent ou transforment les actifs numériques lors de l’ingestion en nouveaux actifs, tels que des vignettes ou des fichiers de résolution et de format différents. Les nouveaux actifs générés lors de l’acquisition d’actifs via la transformation doivent tous être stockés en tant que tels et associés aux actifs originaux.

Enrichissement

Les systèmes DAM enrichissent les actifs numériques grâce à l’extension des métadonnées et des métriques relatives à leur utilisation et réutilisation tout au long de leur cycle de vie.

Relation

Les systèmes DAM associent des actifs numériques en suivant les relations entre et parmi un actif numérique d’origine et des versions ou variantes de l’original. Les outils de contrôle de version et de contrôle de variante sont au cœur du cycle de vie d’un actif numérique dans un système DAM.

Processus

Les systèmes DAM régissent un processus structuré dans la gestion, la création et la révision des actifs numériques avec des outils de flux de travail. Grâce aux flux de travail programmés, les DAM permettent à une équipe décentralisée de collaborer ensemble dans un système centralisé.

Recherche

Les systèmes DAM permettent aux utilisateurs de rechercher des actifs numériques et de les récupérer en facilitant la recherche dans les métadonnées, les collections, les flux de travail et les outils de contrôle d’accès. En augmentant la découverte de ressources numériques difficilement accessibles avant l’ingestion, un système DAM aide les travailleurs à tirer parti du contenu existant pour optimiser leur travail et la collaboration entre les différents acteurs.

Prévisualisation

Les systèmes DAM disposent d’une fonction de prévisualisation qui permet aux utilisateurs de visualiser des actifs numériques avant de télécharger ou d’ouvrir un fichier sur leur propre appareil. En permettant aux utilisateurs de consulter rapidement les actifs numériques dans la recherche, sans téléchargement, les systèmes DAM réduisent le temps que les utilisateurs doivent consacrer à la recherche.

Publication

Les systèmes DAM produisent ou publient du contenu en fournissant des méthodes grâce auxquelles les actifs numériques peuvent être partagés, liés ou autrement distribués à l’extérieur du système. Cette fonction de DAM peut être aussi simple que générer une URL lors de l’enregistrement ou aussi complexe que permettre aux utilisateurs de créer des collections d’éléments à partager avec un groupe de travail ou avec des systèmes tiers

Le DAM est aujourd’hui au cœur de l’écosystème digital des entreprises, il centralise et gère les médias enrichis et les fichiers images sous forme de fichiers comme unique source de contenu pour l’entreprise et au cœur de la distribution omnicanale — qu’il s’agisse de distribuer du contenu web à votre CMS, de transférer du contenu visuel sur votre système d’information produit ou de prendre des décisions stratégiques en fonction de vos données.

Dans les prochains articles nous reviendrons plus en détail sur les cas d’usage du DAM depuis la création de contenu en agences, la distribution e-commerce ou le partage pour des sites web ou les réseaux sociaux.