Auteur invité, Sélection d’articles écrits par des partenaires du CELUM. 15 décembre 2020

Toute entreprise qui s’occupe de systèmes de gestion des assets (DAM) en apprécie les avantages, mais connaît certainement aussi les défis de la planification et de la mise en œuvre. Dans cette série en trois parties, notre partenaire comspace explique les trois principaux obstacles à une utilisation efficace de la gestion des assets et présente des solutions adaptées.

Obstacle n°1 : un DAM comme solution isolée ? L’importance de l’intégration

La digitalisation rapide de ces dernières années et la quantité de nouveaux systèmes numériques sur le marché ont entraîné une véritable prolifération des systèmes informatiques dans les entreprises. Les anciens systèmes continuent de fonctionner et les nouveaux sont souvent introduits sans qu’il y ait une communication cohérente entre eux.

Toutefois, la condition préalable à la digitalisation des processus d’entreprise est un paysage informatique puissant et, surtout, intégré, dans lequel les données peuvent être combinées de manière centralisée et la communication tout au long du parcours du client est possible à partir d’une source unique.

Cela coûtera beaucoup de temps et de nerfs, si le DAM n’existe qu’en tant que solution isolée parmi d’autres systèmes, ce qui entraînera des ruptures dans le flux de travail des utilisateurs. Les assets devraient être minutieusement collectés à de nombreux endroits différents et pourraient encore devoir être édités et convertis dans le format approprié. En outre, personne dans l’entreprise n’aurait une vue d’ensemble complète des assets réellement disponibles, de la dernière version des fichiers et de la validité de la licence et droits d’utilisation.

Le DAM comme source de vérité unique

Les médias tels que les images, les vidéos, les certifications et les documents sont fournis par différents fournisseurs à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise et sont nécessaires dans de nombreux autres endroits pour enrichir le contenu.

Pour un éditeur, c’est un avantage inestimable de pouvoir accéder à tous les fichiers médias disponibles à partir du CMS, de trouver la bonne image en quelques secondes et de l’utiliser sur le site web.

Le stockage et la gestion des assets dans un lieu central, auquel tous les services ont accès, permet d’éviter les pertes de données et de gagner beaucoup de temps. Des ressources sont libérées, que les utilisateurs peuvent utiliser dans d’autres tâches plus importantes.

Une base de données commune, qui représente la « source de vérité unique » et qui est valable et contraignante pour tous les services, apporte un soulagement dans le chaos des contenus digitaux. En tant que plate-forme de contenu centrale pour tous les fichiers médias de l’entreprise, un système de DAM est idéalement adapté pour former le centre de l’écosystème informatique et pour communiquer directement avec tous les systèmes de production de contenu.

Le DAM doit donc disposer d’une API bien conçue qui permet de se connecter à des systèmes tiers tels que CMS, ERP, PIM, E-Shop et CRM.

Intégration simple du système avec des connecteurs

CELUM ContentHub propose par défaut différentes API REST et SOAP. Les utilisateurs peuvent choisir parmi une sélection de connecteurs et d’extensions développés par CELUM elle-même ou par des partenaires, offrant une intégration rapide et efficace.

Pour les principaux systèmes de gestion de contenu d’entreprise tels que Sitecore, FirstSpirit et CoreMedia, nous avons développé des connecteurs qui créent une connexion transparente entre le CMS et le DAM. Cela permet une maintenance plus efficace du site web. Des connecteurs sont également disponibles pour les solutions de CMS plus génériques telles que Typo3 et WordPress.

Leur point commun est que les éditeurs de contenu peuvent accéder à toutes les ressources stockées dans CELUM ContentHub directement depuis l’interface utilisateur du CMS via une fenêtre intégrée et utiliser toutes les métadonnées, versions et permissions déjà définies. Les assets sont marqués dans le DAM lorsqu’ils sont utilisés et chaque utilisateur du DAM peut voir immédiatement quelle ressource est utilisée à quel endroit. Cela permet d’éviter que des fichiers actifs soient accidentellement supprimés ou apparaissent deux fois dans la même application.

En outre, il existe de nombreuses autres solutions d’intégration et extensions qui permettent une communication transparente entre les systèmes. Il s’agit notamment de connecteurs pour les applications PIM comme Akeneo, les solutions de commerce comme SAP Commerce et les applications de marketing tel que Hootsuite, la plateforme vidéo Movingimage et Microsoft SharePoint.

Quelle que soit l’application concernée, l’intégration de chaque système dans le DAM rend l’ensemble de la structure de contenu de l’entreprise plus professionnelle, permet des processus plus rapides et plus efficaces et rend l’expérience utilisateur plus cohérente, ce qui entraîne une augmentation de la productivité et du retour sur investissement du DAM.

Intégrations

  • gagner beaucoup de temps lors de l’utilisation des ressources dans différents systèmes en minimisant l’effort nécessaire à la coordination. L’époque où il fallait télécharger un fichier d’un système et le charger dans un autre est révolue.
  • réduire au minimum les erreurs : Un DAM garantit que la version d’un fichier est toujours la plus récente et que seuls les fichiers avec des licences valides sont utilisés.
  • créer une expérience utilisateur sans faille : Gérer tout le contenu en un seul endroit – de la création à la publication – c’est la garantie d’avoir toujours le contenu le plus récent et le mieux aligné utilisé tout au long du parcours de votre client.

Le DAM comme système de classement sécurisé

Avec tous les avantages d’un paysage informatique intégré, une chose ne doit pas être négligée : Dans certains cas, un DAM peut avoir un sens même sans utiliser d’intégrations. C’est le cas lorsqu’il s’agit d’utiliser le système DAM comme un système de stockage sécurisé pour des données sensibles – par exemple relatives aux personnes.

Qu’il s’agisse de contrats, de dossiers du personnel ou de données de clients, dans un système DAM conforme à la DSGVO, ces fichiers sont stockés de manière plus sûre que sur des serveurs de fichiers, des disques durs locaux ou dans Google Drive. Bien entendu, c’est le cas, à condition que le système DAM soit exploité en interne ou par un fournisseur d’hébergement sélectionné qui travaille conformément aux directives sur la protection des données. Quiconque investit dans un DAM pour cette raison doit quand même réfléchir à la manière de tirer parti des avantages d’autres systèmes – ou, en fin de compte, opter pour une intégration dans son paysage informatique.

Quiconque a réfléchi à la manière dont le système DAM peut être intégré dans l’environnement informatique existant a déjà surmonté le premier obstacle majeur à la mise en œuvre d’un projet DAM, mais il existe malheureusement d’autres obstacles classiques.

Dans notre prochaine partie, nous verrons comment vous pouvez surmonter le manque d’acceptation interne pour un projet DAM.

À propos de comspace

comspace développe et intègre des solutions web complexes pour la gestion de contenu dans les moyennes et grandes entreprises. En tant qu’agence digitale à vocation technologique, comspace met l’accent sur la plus haute qualité en matière de gestion de code et de projets. Conseil, développement, services : plus de 100 collègues couvrent tout le spectre – toujours avec un œil sur la technologie, la faisabilité et la transparence. En tant que partenaire de confiance de CELUM, comspace soutient les entreprises dans la mise en œuvre et la personnalisation du CELUM DAM. Grâce à ses connecteurs et extensions, l’agence assure une intégration optimale dans les environnements CMS existants et crée une expérience exceptionnelle pour les utilisateurs de CELUM.

Auteur : Frédéric Sanuy, Activo-Consulting

Comme nous l’avons vu lors de notre dernier article (DAM & eRetail) le DAM est devenu aujourd’hui un noyau centralisé de gestion de contenu capable d’organiser les médias depuis la création jusqu’à leur distribution sur tous les canaux de communication. Une des étapes les plus complexe reste la production des médias, leur gestion et leur validation entre les différents acteurs que ce soit côté clients, agences et prestataires.

A cela s’ajoute le fait que les médias à valider sont parfois en très haute définition, que ce soit les fichiers graphiques dans différents formats (EPS, TIFF,  JPG) mais aussi les fichiers natifs (InDesign, Photoshop, Illustrator) et les vidéos HD, 4K… Le cœur de la création se fait très souvent au travers des applications de la suite Adobe qui restent les outils privilégiés des graphistes, freelance et agences. Le temps des transferts de ces fichiers par FTP est révolu et le DAM devient donc la passerelle par excellence pour échanger les fichiers de tpus type et de les valider. Même si les solutions de Cloud public comme WeTransfer, Dropbox ou Google Drive subsistent  il est de la responsabilité du client d’avoir une gouvernance quant au partage de ses contenus sensibles.

Ci-dessous un exemple de workflow que l’on peut retrouver dans les agences en relation avec leurs clients. Idéalement les créatifs aiment pouvoir rester dans la suite Adobe d’où l’intérêt d’un connecteur (plugin) entre la créative suite Adobe et le DAM.

Flux de production créatif

Comme on peut le voir les collaborateurs PAO en agences doivent être capable depuis la suite Adobe connecté au DAM avec un plugin :

  • Retrouver facilement du contenu par une recherche full texte ou via des filtres
  • Glisser déposer les visuels en maintenant le lien avec le DAM
  • Supporter les fichiers InDesign et leur liens images
  • Gérer des révisions

Comme on peut le voir la connexion au DAM est possible mais nécessite un plugin évolué et performant. Exemple de cas avec le connecteur CI-HUB et le DAM CELUM :

Un autre point potentiellement bloquant dans ce cycle de validation entre les différents interlocuteurs qui doivent valider le contenu d’un projet est la mise en place d’un processus métier souvent appelé BPM (Business Process Mangement en anglais).

En effet comme nous venons de le voir ci-dessus le processus de création demande une validation et un jeu de corrections avant de pouvoir le partager entre les responsables et avant diffusion.

Les DAM modernes vont de plus en plus dans cette granularité et aller au-delà de la simple source de références de contenu. Certains vont parler de DXM (Digital Experience Management) ou DAM 3.0, peu importe le nom, le plus important est de pouvoir traduire un flux métier dans le DAM avec la capacité de construire un vrai BPM fait de différents jalons dans lesquels seront ajoutés des utilisateurs ou rôles pour valider le contenu.

Exemple de processus métier avec différents acteurs et différents rôles :

On peut donc voir que ces workflows métiers peuvent vite devenir plus ou moins complexe. Le défi est grand pour les solutions de DAM afin d’offrir une configuration simple et une utilisation facile. La solution adopter va être de créer des espaces de validation (Workroom) et présenter des tableaux à la Trello pour afficher le jeu des validations et rejets entre utilisateurs.

C‘est à partir de ce constat que CELUM à créer la solution Workroom, avec pour objectif de proposer à ses clients une solution de Workflow simple, personnalisable et graphique et connecté au DAM CELUM. Une société peut créer autant de « workroom » que souhaitée, ces workroom sont des espaces de travail spécifiques à des projets distincts, rassemblant des utilisateurs internes et/ou externes, des Assets digitaux provenant du DAM ou ajoutés directement dans les Workroom. Et ensuite la création de tâches métier, internes ou externe, pour le bon fonctionnement et finalisation des projets.

Le paramétrage des workrooms peut être très simples et graphique :

Ou alors plus détaillé, avec des étapes plus contraignantes pour les utilisateurs :

Chacune de ces étapes est personnalisable, avec des dates d’échéances, des utilisateurs, des tâche spécifiques. Et ces étapes peuvent aussi inclure des automatisations telles que :

  • Envoyer des notifications par email
  • Import d’assets automatique depuis le DAM
  • Transfert automatique des fichiers validés dans le DAM
  • Copie des fichiers en local sur le poste des maquettistes (via le CELUM Drive)

Concrètement pour les utilisateurs participant à ces workroom, l’interface proposée reste simple, visuelle et intuitive.

Aujourd’hui, le choix d’une solution de DAM dans un écosystème marketing n’est pas si simple au regard des contenus à valider dans des processus métiers complexes. Néanmoins le DAM CELUM CONTENT HUB reste la pierre angulaire de tout système d’information dans l’entreprise capable via des connecteurs dédiés d’agréger de façon efficace les Assets et les proposer en validation à tous les acteurs de la chaine de valeur. Expérience utilisateur, performance, écosystème tels sont les jalons essentiels du succès d’un projet DAM pour un retour sur investissement sans égale.

N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur la solution CELUM CONTENT HUB et WORKROOM.